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注意点を把握する

握手するビジネスマン

少人数の会社で外出中の電話対応をしてもらいたい、インターネットショップなどの個人経営で作業に集中するために電話を代わりに受けてほしい、電話件数が多く対応に追われて仕事が進まない、そんな時に便利なのが電話代行サービスです。電話代行サービスを契約すると、お客様からかかってきた電話が代行業者に転送され、代わりに名前や連絡先、用件を聞いてメールでお知らせしてくれます。業者によって色々な料金体系があり、多くはコール件数で金額が設定されています。中にはコール件数無制限という業者もありますが、実際は受ける人数が2〜3人と少なく、常に話し中で全ての電話を受けられなかったということもあり得ます。その他にも報告のメールが1日に1度でリアルタイムでなかったり、基本料金は安いけれどオプションがやたらと多く結果的に高額になったりと、利用の際には金額に惑わされず、納得できるまで契約内容を確認するよう注意しましょう。

電話代行サービスには様々なメリットがあります。まず、いつも電話がつながることでお客様へ安心感がもたらされ、信頼を得ることができます。特に初めてかけるお客様の場合、いつかけても話し中だったり、常に電話が転送されたりすると会社自体に不信感を覚えます。いつものお客様であっても、急いでいる時にもつながらないのであれば顧客離れの原因になることも。電話代行サービスはこれらの不安・不満を解消してくれます。次に、人件費の削減ができます。電話対応のためだけに新たに人を雇うとなると、福利厚生などを含めて月に20万ほどかかってしまいます。電話代行サービスはプランにもよりますが、人を雇うより圧倒的に低コストで利用できお得です。最後に、自分の作業に集中できるようになります。商談中や急ぎの資料の作成中、どんな時でも電話が鳴ると取らざるを得ず話や作業が中断されてしまいます。電話代行サービスを利用すると用件のみメールで報告してもらえるため、ビジネスチャンスを逃すことなく仕事効率も上げることが可能です。 このようにメリットの多い電話代行サービス、電話応対でお悩みの際は是非利用してみではいかがでしょうか。

サービスの価格

  • 電話代行サービスの価格

コールセンターの女性

少人数で仕事を進められるようになった事は、コンピュータの登場が大きく関係しています。最近では電話代行だけを専門とする仕事が登場しています。彼らの提供するサービスを利用すれば、応対業務を10万円以内に抑える事も可能です。

サービスを活用する

  • 電話代行サービスを活用する

手を合わせるビジネスマン

電話応対するだけの人員が必要であれば、電話代行を担当するサービスを活用すべきと言えます。彼らに電話応対を任せる仕組みを設ければ、正社員を雇用するよりも安上がりだからです。

名刺の情報をまとめる

  • データ化のメリット

インターフェイス

名刺管理のシステムを導入することによって、必要な名刺の情報をすぐに取り出せることが出来ます。多くの企業から名刺をもらっていて、管理に手がいっぱいという場合に利用すると良いでしょう。